Praktisch: 5 stappen

Hoe kan uw gemeente zich goed en snel voorbereiden op de visitatie? We geven u graag een aantal tips. 

Stap 1.   Voorbereiding

Zodra de corporatie een visitatie aankondigt, kunt u zich gaan voorbereiden.

Tips

• In de visitatiemethodiek leest u precies waarover de mening van de gemeente wordt gevraagd. Bijvoorbeeld over de prestaties van de corporatie, de relatie en communicatie, en de invloed op het beleid.
• Verzamel informatie over de prestaties van de corporatie, de onderlinge verstandhouding, gewenste ontwikkelingen, en vorm een mening namens de gemeente.
• Geef de corporatie aan welke punten jullie gemeente graag op de agenda ziet.
• Is de corporatie eerder gevisiteerd? Lees dan vooral het vorige visitatierapport. Deze vindt u op www.visitaties.nl.
• Vraag de corporatie naar haar position paper, hierin geeft ze haar eigen visie op haar prestaties. De corporatie is niet verplicht om deze position paper vooraf met de gemeente te delen, maar het mag natuurlijk wel.
• In onze handreiking 'De gemeente en visitatie'leest u meer over het visitatieinstrument en vindt u handvatten voor het visitatiegesprek. 

Stap 2.   Selectie visiterend bureau

Er zijn vijf onafhankelijke, geaccrediteerde bureaus die een visitatie mogen uitvoeren. De corporatie bepaalt zelf wie de opdracht krijgt en de visitatie begeleidt.

Tips:

• Bekijk hier welke visitatiebureaus er zijn...
• Heeft u een voorkeur? Meld dit bij de corporatie.
• Is er een bureau gekozen? Verzamel dan informatie over dit bureau: lees hun website eens door en lees de visitatierapporten die het bureau voor andere corporaties maakte. Lees rapporten...

Stap 3.   Uitvoering visitatie

Het bureau stelt een onafhankelijke visitatiecommissie samen die het onderzoek uitvoert. Zij benadert uw gemeente rechtstreeks om afspraken te maken over bijvoorbeeld een gespreksmoment of locatie.

De visitatiecommissie zorgt ervoor dat tijdens de gesprekken de feedback op een veilige manier gegeven en ontvangen wordt. Ook bewaakt de commissie dat iedereen in het gesprek tot zijn recht komt. Verder zorgt de commissie ervoor dat alle betrokkenen op tijd en voldoende inhoudelijk geïnformeerd zijn.

Stap 4.   Rapport bespreken

Als het visitatierapport definitief is, publiceert de corporatie het op haar website en stuurt ze uw gemeente een exemplaar. De corporatie is verplicht het rapport kort na publicatie met uw gemeente te bespreken.

Bespreek dan samen welke punten uw gemeente belangrijk vindt. Geef ook aan hoe jullie de komende periode in dialoog willen blijven over deze punten.

Stap 5.   Continu verbeteren

Met het visitatierapport in de hand gaat de corporatie stap voor stap haar prestaties verder verbeteren en zo haar maatschappelijke waarde vergroten.

---