Praktisch: 6 stappen

Hoe doet jullie huurdersorganisatie mee aan een visitatie? We helpen je graag en hier lees je onze zes praktische tips. 

Stap 1.   Voorbereiding van een visitatie

Gaat jullie corporatie starten met de visitatie? Dan is het belangrijk dat de huurdersorganisatie zich goed voorbereidt. Bespreek daarom eerst samen met alle bestuursleden wat jullie vinden van:

• de prestaties van de corporatie;
• jullie relatie met de corporatie;
• de communicatie tussen jullie en de corporatie;
• jullie invloed op het beleid van de corporatie.

Tips:

• Stel prioriteiten: wat willen jullie echt bespreken tijdens de visitatie?
• Bereid je voor: lees informatie over de visitatiemethodiek.
• Bespreek hoe jullie als huurdersorganisatie samen optrekken en samen tot een mening komt over de prestaties van de corporatie.
• Bepaal vooraf hoe jullie andere huurders betrekken.
• Lees het vorige visitatierapport van jullie corporatie
• De bestuurder moet vooraf een position paper schrijven waarin hij/zij vertelt hoe de corporatie zelf denkt over haar prestaties. Vraag of jullie deze position paper vooraf kunnen lezen. 
• Lees onze handreiking 'visitatie en huurders' voor meer informatie.
• Volg een korte cursus van SVWN over hoe jullie als huurdersvertegenwoordiging het optimale uit een visitatie kunnen halen.

Stap 2.   Selectie visitatiebureau

Er zijn vijf onafhankelijke bureaus die een visitatie mogen uitvoeren. De corporatie betaalt en bepaalt wie de opdracht krijgt en de visitatie doet.

Tips:

• Bekijk welke visitatiebureaus er zijn... 
• Hebben jullie een voorkeur? Meld dit bij de corporatie (als de corporatie hiervoor open staat).
• Is er een bureau gekozen? Verzamel dan informatie over dit bureau: lees hun website en lees de visitatierapporten die het bureau voor andere corporaties maakte. Lees rapporten...

Stap 3.   Uitvoering visitatie

• Het visitatiebureau stelt de onafhankelijke visitatiecommissie samen die het onderzoek uitvoert.
• Soms houdt het bureau een enquête onder huurders.
• De commissie gaat altijd in gesprek met jullie als huurdersorganisatie. Met wie precies dat bespreekt de commissie met de corporatie. Je kunt de commissie altijd wel jullie voorkeur doorgeven

Tips:

• Bepaal vooraf wie van jullie bestuur in gesprek gaat met de visitatiecommissie.
• Bereid het gesprek voor, bedenk welke onderwerpen je wilt bespreken. 

Stap 4.   Visitatierapport

De visitatiecommissie schrijft het rapport en vraagt aan jullie corporatie om feitelijke fouten aan te passen. 

Daarna gaat het bestuur van de corporatie (samen met de Raad van commissarissen) een inhoudelijke reactie geven op de bevindingen die in het rapport staan. Het bestuur moet bijvoorbeeld uitleggen hoe de corporatie gaat werken aan de aanbevelingen. 

Tip: Ook jullie kunnen jullie mening geven. Bepaal daarom wat jullie vinden van het visitatierapport. Kies wie van jullie deze mening opschrijft.

Stap 5.   Bespreking van rapport

Jullie corporatie publiceert het definitieve visitatierapport op de eigen website. Ook jullie krijgen het rapport toegestuurd door de corporatie. De corporatie is verplicht het rapport met jullie bestuur te bespreken. Geef aan hoe de huurdersorganisatie komende periode in gesprek wil blijven over de visitatie.

Tips:

• Lees het visitatierapport goed door.
• Kies welke punten jullie belangrijk vinden.
• Bepaal hoe jullie als huurdersorganisatie deze punten de komende tijd kunnen gebruiken.

Stap 6.   Continu verbeteren

Met het visitatierapport in de hand gaat de corporatie stap voor stap haar prestaties verbeteren en zo haar maatschappelijke waarde vergroten.