Veelgestelde vragen

Het is een bewuste keuze om geen normenkader op te nemen in de nieuwe methodiek. In plaats daarvan noemen we per visitatieveld een aantal voorbeelden van onderwerpen die de commissie kan waarderen (in de lichtblauwe kaders).

• Het betekent dat bureaus de vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen een normenkader op te stellen, in de mate waarin ze dat zelf noodzakelijk achten voor uitvoeren van methodiek 7-visitaties. Redenen hiervoor zijn met name:
• Meer situationele vrijheid voor het profesional judgement van visitatoren en meer ruimte voor maatwerk past niet bij het min of meer dwingend opschrijven wat de normen zijn;
• Het hanteren van een normenkader leidt in de praktijk tot discussies over de vraag of een bepaalde constatering van de commissie al dan niet binnen de methodiek valt (lees: expliciet genoemd is in het normenkader), die discussie willen we hiermee voorkomen;
• In rapporten leidt het normenkader in combinatie met rapportcijfers vaak tot stoplap-teksten, waarin veel nadruk ligt op het koppelen van de bevinding aan het normenkader en de vertaling daarvan naar bonus- of maluspunten en het uiteindelijke rapportcijfer; dat zien we als een belangrijk aspect van wat rapporten vaak lang, gedetailleerd en voor niet-ingevoerden niet altijd makkelijk leesbaar maakt; willen we terug naar 25 bladzijden, dan is dit een belangrijke knop om aan te draaien;
• Tot slot hangt de keuze samen om meer focus op de inhoudelijke bevindingen te leggen en te waarderen aan de hand van een vierpuntschaal; de relatie tussen dit oordeel en de bevindingen is directer te leggen en vraagt geen tussenstap meer die het verschil tussen een 8 en 9 of een 4 of een 5 kan objectiveren.

Bevindingen kunnen ook verbeterpunten zijn, maar dienen wel een bepaalde mate van abstractie te hebben. En er is een maximum om de commissie te dwingen focus aan te brengen in wat de meest relevante bevindingen zijn. Het cijfer zes is daarbij natuurlijk enigszins arbitrair. Het geeft in ieder geval ruimte om, op het moment dat een commissie de bevindingen aan de opgaven wil koppelen, dat dat mogelijk is.

Bij alle corporaties worden de wettelijke kerntaken beschikbaarheid, betaalbaarheid en kwaliteit (de ijzeren driehoek van de volkshuisvesting) als opgaven onderzocht. Bij grotere corporaties komen daar onderwerpen bij.

Het ontwikkelgesprek is niet bedoeld als adviesgesprek, maar om de visitatiecommissie ruimte te geven om mee te geven wat zij zien en ervaren hebben tijdens de visitatie (zonder gebonden te zijn aan de inhoud van de methodiek), in het licht van de bevindingen uit de visitatie.

De onafhankelijkheidstermijn gaat lopen na oplevering rapport. 

We moedigen het opstellen van een maatschappelijke reactie van harte aan en zouden graag zien dat de visitatiecommissie dat ook aanmoedigt. Idealiter zou elk rapport een maatschappelijke reactie bevatten.  We stellen het niet verplicht, omdat ook hier het risico aanwezig is dat we bij een dergelijke verplichting een deel van de huurdersorganisaties overvragen.

Er zijn inmiddels maatschappelijke reacties ontvangen van een gemeente, een ondernemingsraad en een huurdersorganisatie. 

Ja, de Raad van Commissarissen is ook opdrachtgever. De gehele Raad van Commissarissen wordt ook betrokken bij de visitatie, alleen de Raad van Commissarissen wordt niet meer beoordeeld.

Een visitatiebureau mag maar twee keer achter elkaar dezelfde corporatie visiteren. Dat is niet altijd zo geweest. De regel is per 1 maart 2023 ingegaan (tegelijk met de inwerkingtreding van methodiek 7) en heeft onmiddelijke werking. Dat wil zeggen dat deze regel niet geldt vanaf methodiek 7, maar ook voor voorgaande visitaties. 

Een voorbeeld: 

De corporatie heeft vorige keer de visitatie laten verrichten door Het Bureau (fictieve naam). Die heeft ook de visitatie daarvoor verricht. Dan mag dit bureau de komende visitatie niet verrichten.

Nee, dat is verkeer opgenomen in de methodiek. De corporatie bespreekt wel de uitkomsten van de visitatie met de Aw. Hoe en op welk tijdstip is door de corporatie zelf te bepalen.

In de visitatiemethodiek wordt de opdrachtverlening voor de visitatie gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van RvC en bestuurder.

In art. 53a lid 2 Woningwet is bepaald dat de toegelaten instelling ervoor zorgt dat visitatie plaatsvindt. Volgens de toelichting op dat artikel dragen daarmee de RvC en het bestuur gezamenlijk zorg voor de opdrachtverstrekking: “Het bestuur en Raad van Commissarissen kunnen zo nader bepalen hoe dit proces verloopt” aldus de 2e Nota van Toelichting bij de Veegwet wonen.

Verder is zowel in de methodiek als in de Woningwet vastgelegd dat de bestuurlijke reactie/zienswijze op het visitatierapport door RvC én bestuur gezamenlijk dient te worden opgesteld.

Zie ook de vraag "Wat houdt de bestuurlijke reactie in?"

SVWN juicht toe dat de visitatie gebruikt wordt voor vragen die binnen de corporatie leven. Ook het vertrek of de komst van een nieuwe bestuurder is een mooie aangelegenheid om in de visitatie te kijken naar bepaalde vragen. Als er vragen zijn, neem dan contact op met het visitatiebureau en/of SVWN om te kijken wat er past binnen de visitatie.

Wanneer moet een corporatie visiteren?

De Aw en SVWN gaan uit van een vaste visitatiedatum. Tot 2024 hanteerden de Aw en SVWN de rapportdatum om te bepalen of een corporatie zich moet laten visiteren. De vaste datum van visiteren wordt bepaald aan de hand van de datum die op het laatste visitatierapport staat over een visitatie die is uitgevoerd vóór 2024.

Vanaf 2024 staat de vaste visitatiedatum genoteerd op het visitatierapport. 4 jaar na deze vaste datum moet een corporatie weer gevisiteerd zijn.

NB: als de woningcorporatie de vorige visitatieronde te laat was, kan voor de volgende visitatieronde niet 4 jaar doorgeteld worden. Kijk daarvoor op de visitatiekalender.

Uitstel in uitzonderlijke situaties
Woningcorporaties hebben de mogelijkheid om de visitatie uit te stellen. De Woningwet biedt hiervoor ruimte: de visitatietermijn van vier jaar mag met maximaal één jaar worden verlengd, mits daarvoor een deugdelijke en onderbouwde reden bestaat. Een voorbeeld van een bijzondere omstandigheid is wanneer een visitatie tijdelijk niet doelmatig of uitvoerbaar is. Benadrukt wordt dat enkel in uitzonderlijke situaties gebruik gemaakt kan worden van deze voorziening.

De corporatie moet dit besluit tot uitstel onderbouwen en verantwoorden in het jaarverslag over het betreffende jaar. De Autoriteit woningcorporaties (Aw) betrekt deze onderbouwing bij haar toezicht op governance en rechtmatigheid. Uitstel mag slechts eenmaal binnen dezelfde visitatieperiode worden toegepast.

Het is niet nodig om bij de Aw goedkeuring te vragen voor het verlengen van de termijn waarbinnen een visitatie moet plaatsvinden. Het advies is wel om zowel de Aw als SVWN tijdig te informeren over het uitstel. De Aw beoordeelt achteraf of sprake was van een gerechtvaardigde uitstel.

Gevolgen van uitstel
Wanneer een corporatie gebruikmaakt van uitstel, betekent dit dat de volgende visitatie eerder moet plaatsvinden, zodat de instelling gemiddeld ten minste eens per vier jaar wordt gevisiteerd. Wordt de visitatie juist eerder uitgevoerd, dan mag de volgende visitatie evenredig later plaatsvinden.

Visitatiedatum bij fusie
Bij een fusie van min of meer gelijkwaardige partijen qua aantal verhuureenheden wordt de datum voor de volgende visitatie bepaald door de corporatie die het laatst is gevisiteerd. Bij een fusie van een kleinere met een grotere corporatie geldt de visitatiedatum van de grotere corporatie. 

Het visitatieproces kent een aantal fasen. Allereerst de selectiefase waarin de corporatie de keuze maakt voor een van de vijf visiterende bureaus. Vervolgens de feitelijke visitatie waarvoor het visiterend bureau altijd een planning zal opstellen (gemiddeld 2-4 maanden). Het concept visitatierapport zal in een eindbespreking worden besproken met directie en RvC waarna het visiterend bureau het rapport opstuurt naar SVWN ter toetsing. Vanaf dat moment gaat er wettelijk twee keer een termijn van 6 weken gelden, namelijk voor de toetsing van de rapportage en de definitieve vaststelling van het rapport en vervolgens voor het opstellen van de bestuurlijke reactie/zienswijze en de publicatie daarvan met het visitatierapport. Zie voor meer informatie ook de handreiking woningwet.

Een position paper bestaat uit maximaal 2 à 3 A4'tjes (echt niet meer!) en wordt opgenomen in het visitatierapport.

Daarin reflecteert de directeur-bestuurder op:

• Missie, visie en doelen, waar de corporatie nu staat, wat goed gaat en wat beter kan;
• Wat de corporatie bereikt heeft op de vier visitatievelden en wat de corporatie daar de komende periode op wil bereiken;
• Welke lessen uit de vorige visitatie de corporatie in de praktijk heeft gebracht;
• Welke leervragen en verantwoordingspunten van belang zijn in deze visitatie.

De position paper is ingevoerd om het leren en de reflectie door de corporatie te stimuleren. Door vooraf een position paper te schrijven bezint en reflecteert de corporatiebestuurder op het functioneren van de corporatie. De bestuurder kan ook aangeven wat hij wil bereiken, waar hij nog niet tevreden over is en ook specifieke items voor de visitatie aandragen. De visitatiecommissie gebruikt de position paper in de gesprekken en geeft in de recensie aan of de corporatie staat waar ze denkt of zou willen staan.

Het bestuur én de Raad van Commissarissen (RvC) formuleren na afloop van de visitatie een inhoudelijke reactie op de bevindingen van de visitatiecommissie. Uit deze reactie dient in ieder geval te blijken op welke wijze de corporatie om zal gaan met de verbeterpunten van de visitatiecommissie. Deze reactie wordt weer betrokken bij de visitatie over vier jaar. De bestuurlijke reactie wordt samen met het definitief vastgestelde visitatierapport gepubliceerd op de site van SVWN. Daarnaast dient deze reactie, tezamen met het visitatierapport, ook op de website van de corporatie worden geplaatst.

De visitatiecommissie dient met een substantiële vertegenwoordiging van de huurders te spreken, volgens de methodiek. Dat betekent normaal gesproken in ieder geval een gesprek met het bestuur van de huurdersorganisatie(s). Maar daarnaast of bij het ontbreken van een bestuur in plaats van, kan de commissie ook met bewonerscommissies spreken of een andere selectie van huurders. Daarnaast zal de commissie vaak een enquête uitzetten onder de huurders. De commissie dient de keuze wel te verantwoorden in het rapport.

SVWN is de door de minister aangewezen organisatie die deskundige instanties (de bureaus) aanwijst die mogen visiteren. De Aw ziet toe op de naleving van de visitatieplicht.

SVWN heeft onder meer een rol in het openbaar maken van de visitatierapporten. Daarnaast wil SVWN het gebruik van de resultaten uit de visitaties bevorderen, zodat de meerwaarde voor de corporaties zo groot mogelijk is. Het WSW en de Aw gebruiken de resultaten van de visitaties over en weer in hun oordeelsvorming als een van de gegevensbronnen. Voor hen zijn deze rapporten relevante aanvullende informatie, zeker als de rapporten recent zijn. Het ministerie van BZK gebruikt de visitatierapporten voor de Staat van de volkshuisvesting en bij de vierjaarlijkse evaluatie van SVWN.

Als jouw vraag hier niet bij staat, neem dan gerust contact op met SVWN. Op deze pagina staan onze contactgegevens.