Visitatieproces

Hoe gaat een visitatie in zijn werk?

Een woningcorporatie die zich wil laten visiteren, vraagt daarvoor offerte aan bij een of meer geaccrediteerde bureaus, waarna ze een keuze maakt.

Het geselecteerde bureau stelt, in overleg met de corporatie, een visitatiecommissie samen en geeft de corporatie aan welke informatie geleverd moet worden. In de Handleiding van Methodiek 5.0 is een overzicht van de noodzakelijke informatie opgenomen.

Ter voorbereiding van de visitatie stuurt de corporatie alle noodzakelijke informatie toe en stelt een ‘position paper’ op. Daarin geeft de directeur-bestuurder aan waar de corporatie voor staat (visie), of hij/zij tevreden is over de prestaties en wat er in de toekomst beter zou kunnen.

Een visitatie wordt uitgevoerd volgens de vaste visitatiemethodiek. Momenteel is dat Methodiek Maatschappelijke Visitatie 5.0. Tijdens de visitatie spreekt de visitatiecommissie met de directie en de Raad van Toezicht/ Commissarissen van de corporatie, maar ook met externe belanghebbenden. Dat zijn in de eerste plaats de huurdersorganisatie(s) en de gemeente(n) waarmee een persoonlijk gesprek plaats vindt. Daarnaast organiseert het bureau in samenspraak met de corporatie een bijeenkomst voor de overige belanghebbenden.

Na de interviews stelt de commissie haar visitatierapport op, dat ze bespreekt met de corporatie. Het rapport bevat de resultaten van de beoordelingen en een recensie waarin de visitatiecommissie haar reflectie geeft op het presteren van de corporatie in de specifieke context en eventuele verbeterpunten. Zowel de directie als de Raad van Toezicht/Commissarissen krijgt de gelegenheid te reageren, veelal in een zogenaamd eindgesprek. Daarna wordt het rapport naar SVWN gestuurd die – steekproefsgewijs – toetst of het rapport voldoet aan de methodiek en of de beoordelingen transparant en navolgbaar zijn.

In schema ziet het er als volgt uit.

visitatieproces week 1-6

Daarna is het rapport definitief en dient de corporatie nog een bestuurlijke reactie te schrijven (een zogenaamde zienswijze volgens de wet) waarin bestuur en RvT aangeven wat ze met de resultaten van het rapport gaan doen. Vervolgens stuurt de corporatie het definitieve rapport met de bestuurlijke reactie naar de minister (per adres ILT/AW) en publiceert de corporatie het rapport met bestuurlijke reactie op de eigen website. Het rapport met de bestuurlijke reactie wordt ook op de website van SVWN geplaatst.

Het adres van de ILT/AW is: 

ILT
t.a.v. Autoriteit Woningcorporaties
Postbus 16191
2500 BD  Den Haag

Na publicatie moet de corporatie het rapport met huurders, gemeente(n) en andere betrokken belanghouders bespreken. Dit kan leiden tot actiepunten en afspraken om bepaalde zaken te verbeteren.

Dit ziet er in schema als volgt uit:

visitatieproces week 7-12